Докладная записка: виды, вроде

1. В каких случаях необходима докладная, а к огда - не нужна?
2. Как оформлять и правильно писать докладную записку (образец)
3. Докладная записка на работника (образец)
4. Докладная записка о прогул (пример)
5. Докладная записка на ученика, преподавателя (образец)

Новичкам в компании, а иногда и ее «старожилам» порой сложно понять, в каких случаях нужно применять тот или иной документ и как правильно его составить. Одной из форм, встречается в документообороте средних и крупных фирм, есть докладная записка.

Когда она необходима, для чего предназначена и чем отличается от своих «коллег» (служебной и пояснительной записки ) - обо всем этом вы узнаете из нашей статьи.

Объяснительные, докладные, служебные записки, согласно Государственному классификатору управленческой документации (ДК 010-98), утв. приказом Держ.комитету Украины по стандартизации, метрологии и сертификации от 31.12.98 №1024, относятся к подклассу «0201» - «Документация по организации и прекращения деятельности юридического лица» класса «02» - «Организационно-распорядительная документация». Кроме того, требования к их составлению установлены ДСТУ 4163-2003 и в Зборник унифицированных форм организационно-распорядительных документов.

Адресатом документа может выступать работник по собственной инициативе или по поручению начальствующего состава. В связи с отсутствием единой формы документа, докладную составляют с учетом общепринятых правил оформления деловой документации в соответствии с инструкцией, разработанной для внутреннего пользования.

Докладную записку можно составлять и оформлять, как в письменном, так и в печатном виде.

Кстати, в статье " Протокол (образец) " мы рассказали, как правильно оформить протокол и предоставили типичные образцы этого документа.

В каких случаях необходима докладная, а к огда - не нужна?

Докладные записки чаще всего складываются для решения вопросов, которые условно можно разделить на 3 группы:

группа 1 - вопросы, относящиеся к основной деятельности организации;

группа 2 - вопросы, касающиеся административно-хозяйственной деятельности;

группа 3 - вопросы, связанные с работой кадрового состава.

1. К первой группе можно отнести ситуацию, когда существующая проблема мешает работе организации, а ее решение находится вне компетенции составителя (например, необходимость дополнительного финансирования).
2. Во второй группе поводом для жалобы становятся неисправность техники, нарушает рабочий процесс или что является причиной его прекращения.
3. Лидером по количеству докладных среди трех групп последняя, ​​связана с кадровым составом. Поводом для составления документа может выступать дисциплинарное нарушение, халатное отношение к работе, перевода на другое рабочее место в связи с производственной необходимостью, профессиональные достижения работника и тд.

Получение руководителем докладной записки требует от него ответной реакции, принятия каких-либо действий, особенно, если это касается дисциплинарных нарушений. Прогульщика руководитель должен «наказать деньгами» или объявить ему строгий выговор. В некоторых случаях дело может дойти до увольнения.

Не стоит писать докладную, если ...

• вами движет личная неприязнь;
• отсутствует доказательная база нарушения;
• нарушение незначительно и совсем не повлияло на эффективность работы;
• техническая неисправность была устранена своевременно.

Кроме того, не следует путать назначения различных форм внутреннего документооборота и составлять докладную, когда можно обойтись обычной «служанки».

Чем докладная записка отличается от служебной и пояснительной?

Докладную записку часто путают с служебной и пояснительной, однако, несмотря на схожесть этих документов, заменять один другим недопустимо из-за их отличительных особенностей. От служебной записки докладную отличают следующие черты:

• характер обращения - служебная является строго внутренним документом, тогда как докладная может быть направлена ​​и за пределы организации;
• служебная записка обеспечивает связь на горизонтальном уровне «руководитель - сотрудник одного уровня», а докладная - на вертикальном «работник-руководитель».

От пояснительной записки докладная отличается смысловой нагрузке и структуре. Пояснительная состоит из двух блоков, один из которых отражает факт, что инициировал ее составления, а второй объясняет, почему сложилась такая ситуация.

Иногда написание пояснительной является следствием предоставленной руководителю докладной.

Например, гр-Соловьев отсутствовал на работе 4:00 и 30 минут, из-за чего на него написали докладную. Руководитель вызвал Соловьева «на ковер» и потребовал изложить на бумаге причины его отсутствия на работе в форме пояснительной.

Вообще-то, в КЗоТ (Кодекс законов о труде) такое понятие, как «объяснительная записка» - отсутствует. Вместо него используют понятие «письменное объяснение». Так, согласно ст. 149 Кодекса, работодатели, перед применением дисциплинарного взыскания, повиненни отобрать у нарушителя дисциплины письменное объяснение, которое и оформляяться в виде пояснительной записки. Нарушитель не обязан писать, а только имеет право. В случае отказа от дачи объяснений, лицо, проводящее проверку, составляет акт отказа. Этот акт позволяет применить дисциплинарное наказание.
Докладная записка (виды)

Докладная записка - документ, адресуется руководству и содержит суть проблемы, выводы, предложения. Ее пишут с намерением дать толчок вышестоящему руководству к решению той или иной проблемной ситуации, возникшей в сотрудника.

В зависимости от получателя (адресата), докладные записки делятся на виды:

• внутренние;
• внешние.

Внутренний документ адресован главе ведомства или начальнику отделения, составляется на обычном листе формата А-4, от руки или печатается на компьютере.

Докладная записка, выходит за пределы организации, направленная в вышестоящую инстанцию ​​(администрацию, Министерство) считается внешней, ее оформляют на специальном бланке, регистрируют в книге исходящей корреспонденции.

Важно! Документ, адресованный за пределы учреждения, оформляется на фирменном бланке организации, документ для внутреннего пользования может быть составлен на обычном листе формата А4.

Докладные записки, в зависимости от содержания, разделяют на ..

• информационные - как правило, составляются с целью сообщения руководства о переменах в отлаженной работе отдела или предприятия. Конечная цель документа - проинформировать и получить реакцию администрации, чтобы избежать потерь или не упустить возможную прибыль. Также данный документ может информировать о реализации указаний и распоряжений, о способах и детали выполнения заданий;
• инициативные - состоят при наличии предложений о рационализации и оптимизации производственных или иных процессов на предприятии. Текст, кроме фактов, может содержать инициативу (рекомендации и предложения)
• отчетные - чаще всего применяются именно такой вид докладных записок, например, как отчет о проделанной работе или ее этап. Как правило, необходимость их составления регламентирована локальными актами предприятия.

Как оформлять и правильно писать докладную записку (образец)

Составляют документ с следующим образом:

• вверху (левый угол) указывают отдел, откуда поступает записка;
• вверху (правый угол) должна быть указана должность, фамилия, инициалы адресата;
• ниже посередине - название документа;
• под ним ставят дату и номер;
• обязательно заголовок, начинающийся словами "В", "О ...", "по ...";
• текст (тело) документа, состоит из введения, анализа и заключения. В первой части - изложение событий, побудивших к написанию записки. Во второй - разбор ситуации. Третья содержит выводы и рекомендации автора документа;
• должность, подпись, фамилия, инициалы автора в одной строке.

Если хотите узнать все об отпусках - виды отпусков бывают, сколько минимально дней перерыва в работе руководство должно предоставить работнику, как правильно скзасты заявление об отпуске ежегодную, при уходе за ребенком, по беременности и родам - ​​прочтите нашу статью " Заявление на отпуск (образец 2018) ".

Докладная записка на работника (образец)

Чаще всего документ на имя руководителя пишет начальник подразделения, однако бывают случаи, когда между рядовыми сотрудниками возникает внештатная ситуация, требующая вмешательства вышестоящего начальства, например обида на рабочем месте, некорректное поведение.

Документ довольно серьезным, ведь на его основании работника могут ...

• привлечь к ответственности, зарегистрировать уголовное производство;
• снизить на занимаемой должности;
• освободить на основании соответствующей статьи КЗоТ.

Вот пример такого документа:

Докладная записка о прогул (пример)

Докладная записка относится к юридически значимых документов, несмотря на отсутствие унифицированной формы и единого бланка. При составлении документа лицо, составляет его, должна гарантировать достоверность данных и обоснованность своего обращения. А особенно, если на основании докладной может быть инициировано служебное расследование и к работнику может быть применено взыскание.

Приведем пример докладной, которая фиксирует прогул рабочего:

Докладная записка на ученика, преподавателя (образец)

Документ адресуется директору школы или завучу.

Их точное должность и Ф.И.О. следует указать в правом верхнем углу, ниже пишется Ф.И.О. и должность учителя или того лица, которое составляет документ.

Далее в краткой форме излагается информация, в чем именно заключается хамское поведение ученика. Это может быть несоблюдение дисциплины на уроках, срыв уроков, обида учителей и учеников и т.д.

Следует подробно описать поведение ученика и предложить пути решения проблемы. В качестве примера предлагаем скачать образец докладной записки на ученика внизу статьи.

Докладная записка на учителя оформляется по общему правилу. В информационной части документа следует изложить суть происшедшего, почему поведение конкретного учителя была недопустима.

В документе можно не только констатировать факты, но и изложить предложения, что должно сделать руководство. Следует правильно оценить проступок и наказание - не каждое деяние следует увольнение.

Образец докладной записки на учителя можно посмотреть здесь:

Ранее в статье " объяснительная записка "Мы рассказывали, как правильно составить объяснения и предоставили образцы документа, состоящий при опоздание на работу, при отсутствии ученика на уроках, об ошибке в работе.

Докладная записка: виды, вроде

4.8 (96%) 5 vote [s]

Читайте также:

Похожие

Комментарии